les messages de suivi d'une demande d'inscription
ProcédureLes messages de suivi d'une demande d'inscription.⚓
Chaque demande d'inscription est accomàagnée d'une série de message automatisés ou émanent du secrétariat formation.
Elles servent à faciliter le suivi des demandes et l'organisation des stages
Lors de la demande d'inscription
Accusé de réception de demande d'inscription⚓
Ce premier message est envoyé automatiquement à chaque demande d'inscription.
Il est envoyé :
au futur stagiaire ;
au correspondant de l'asssociation
au trésorier ;
au secrétariat formation.
Il atteste que nous avons bien reçu cette demande d'inscription.
RéglementaireIl s'agit d'une demande d'inscription⚓
L'inscription ne sera validée qu'à réception du paiement et des documents demandés (attestation parentale particulièrement)
RemarqueDes messages d'alerte⚓
L'accusé de réception peut éventuellement contenir des messages "d'alerte" indiquant qu'une date limite d'inscription ou que le nombre de stagiaire est dépassé.
dans ce cas, le secrétariat formation informera de la façon dont la demande sera prise en compte (en fonction de l'équipe d'animation...).
Accusé de réception
Rappel en attente de document et/ou de paiement pour une validation de stage
Quelques jours avant la date limite de retour des paiements et documents indiquée sur la circulaire, un rappel est envoyé.
RemarqueCe n'est pas un manque de respect ou d'un refus d'inscription.⚓
Il s'agit simplement d'un rappel. Nous savons qu'il n'est pas facile pour les associations de rassembler les documents... La plupart des membres du secrétariat formation sont eux aussi bénévoles et sont tous (ou ont été) impliqués bénévolement dans la vie associative.
RemarqueUn envoi complémentaire au président⚓
Ce rappel est envoyé en plus au président
Confirmation d'inscription
Quand tout est arrivé au secrétariat formation, un message de confirmation est envoyé.
Refus de validation d'une demande d'inscription
Si, dans les délais demandé, les éléments nécessaires ne sont pas fournis, un courriel de refus de validation est envoyé à toutes les personnes concernées.
